個人へ業務を委託すると、支払調書の作成に備えて、契約時に全員からマイナンバーを集めた方がよいと考えることがあります。しかし、マイナンバーは利用できる目的が限定された特定個人情報です。

必要性が明確でない段階から広く収集すると、管理対象と漏えいリスクだけが増えます。本記事では、支払調書を前提とした取得、本人確認、保管、廃棄の流れを整理します。

2026年9月17日確認
本記事は一般的な情報です。支払調書の提出要否やマイナンバーの記載については、支払内容と金額を踏まえて税理士・税務署へ確認してください。

マイナンバーは自由な目的で取得できない

マイナンバーは、税や社会保障など法令で定められた事務のために取り扱います。「将来使うかもしれない」「本人確認に便利」という理由だけで収集するものではありません。

個人情報保護委員会「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン」

支払調書の作成対象を確認する

個人へ報酬を支払ったからといって、すべての支払いについて同じ支払調書を提出するわけではありません。報酬の種類、支払額、提出範囲を確認し、番号を利用する法定調書事務を特定します。

税務署へ法定調書を提出しないことが明らかな場合は、将来に備えるという理由だけでマイナンバーを取得することは認められていません。一方、年間の支払額などから提出要否を判断できる段階になったときは、その時点で取得できます。

国税庁「法定調書に関するFAQ」

取得時には利用目的を伝える

番号を取得するときは、支払調書作成などの利用目的を通知または公表します。番号確認と身元確認を行い、誰が確認したかを記録します。

支払調書へのマイナンバー記載が必要な場合、支払者は支払先へ利用目的を伝え、番号の提供を求めます。「提供するかどうかは完全に任意」と案内するのは正確ではありません。法定調書への番号記載は法令で定められているため、支払先にもそのことを説明したうえで依頼します。

ただし、支払者が番号の提供を物理的に強制することはできません。提供を受けられない場合は、法令上必要であることを説明して改めて依頼します。それでも提供されないときは、番号欄を空欄にしたまま提出期限までに法定調書を提出します。番号がないことだけを理由に、報酬の支払いを止めるものでもありません。

国税庁は、いつ提供を求め、その結果として提供を受けられなかったかを記録しておくことが望ましいとしています。この経過の記録自体は法令上の義務ではありませんが、単に取得を忘れたのではないことを後から説明できます。提供されなかった個別事情まで記録する必要はありません。

通常のメール、チャット、共有スプレッドシートへ番号を記載してもらうと、閲覧者と保存場所が広がります。専用システム、アクセス制限された保管場所、郵送など、会社の運用に合った方法を定めます。

本人へ渡す支払調書の写しには番号を記載しない

「報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書」は、税法上、支払先本人への交付が義務付けられた書類ではありません。支払内容の確認などのために写しを本人へ渡す場合でも、マイナンバーは記載しません。税務署へ提出するデータと、本人へ渡す書類を同じファイルのまま扱わないようにします。

担当者とアクセス権を限定する

• 番号を扱う事務担当者を決める
• 作業担当者や営業担当者からは見えないようにする
• 取得、利用、出力、削除の記録を残す
• 紙と電子データの保管場所を分けて管理する
• 委託先へ番号関係事務を委託する場合は監督する

必要がなくなったら廃棄する

法令上必要な保存期間を経過し、継続して保管する必要がなくなった番号は、復元できない方法で削除または廃棄します。契約が終わった瞬間に削除するのでも、理由なく永久保存するのでもありません。

募集から税務処理までを一つの管理にする

多数の作業者へ依頼すると、契約、支払、源泉徴収、支払調書、番号管理が別々の表になりがちです。支払先を一意に識別しながら、マイナンバーそのものは必要な担当者だけが扱う構造にします。

年末になって連絡が取れない状態を避けるためにも、どの段階で何を案内し、対象になった人へいつ取得依頼を出すかを事前に決めておくことが重要です。